练习与思考

　　1 什么是公文办理程序？收文办理与发文办理各有哪些程序？

　　答：公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。收文办理的程序主要包括：签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。发文办理程序包括：拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

　　2 机关收文的主要来源有哪些？签收公文要注意哪些问题？.

　　答：机关收文的主要来源包括：（1）机要交通送来的机要文件（2）邮局送来的挂号函件和电报（3）外机关和部门直接送来的文件材料。签收公文要注意的问题是：（1）查清收文机关名称（2）查清信封号与递送人所登记的号码是否一致（3）查清文件封口是否破损（4）查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

　　3 收文登记的作用是什么？收文登记要注意哪些问题？

　　答：收文登记的作用主要是（1）便于管理和保护文件（2）便于检查和检索文件（3）便于文件的统计和催办工作（4）作为核对与交接文件的凭据。收文登记要注意登记的手续要尽量做到简便有效。注意选取有用材料进行登记。.

　　4 收文登记有哪几种形式？各有哪些优点？.

　　答：收文登记的形式是（1）簿册式登记。它的优点是容易保存，适宜按时间顺序进行登记。（2）联单式登记。它的优点是减少重复登记的某些项目。简化登记手续。（3）卡片式登记。卡片式登记的好处是能适应使用和管理文件的需要。

　　5 简述公文分发的原则与要求。

　　答：公文分发的原则和要求是：（1）对于难以把握的文件和资料要先填好《公文处理单》等以便于送给领导人等查阅和签收（2）对于属于主管机关日常事务的公文要按主管业务的分工范围直接分送给有关部门的负责人。（3）对于答复文要相对于有关部门给予，依依对应。（4）在文件份数少的情况下要按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的顺序分送（5）公文分发登记的交接制度要旅行签收手续

　　6 公文的传阅应当注意哪些问题？

　　答：传阅应注意的问题是：（1）传阅顺序方面。先传阅给机关主要领导主管负责人和主管业务部门阅读。（2）传阅文件应以文书人员为中心进行传递（3）在传阅过程中或者传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现问题要及时处理。（4）每份传阅资料都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》

　　7 为什么说拟办是收文处理的重要环节？应当从哪些方面做好拟办工作？

　　答：因为拟办工作是秘书部门实现“四个”转变，在办文办事中出谋划策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的体现。做好拟办工作应该从以下方面入手：（1）拟办之前，认真研究公文内容、弄清来文背景，查明问题症结。（2）弄清掌握有关和规定（3）要熟悉业务（4）拟办意见要周到（5）拟办文字要简明扼要。

　　8 简述公文拟办的作用及主要内容。

　　答：公文拟办的主要作用是：使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级的精神、工作发展情况和其他有关信息，并便于领导快速处理公文，避免拖拉。

　　公文办理的主要内容是：（1）提出所述问题的原则和方法。（2）提出规定的承办的时限（3）两个或两个以上的单位共同承办的，须指出主办单位和主办人。（4）批办意见均应郑重地填写在《公文处理单》的“批办意见”栏内。

　　为什么说承办是公文处理的重要环节？承办应该注意哪些问题？

　　答：因为承办直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。承办应该注意的问题是：（1）对有领导具体批示意见的公文一定要认真领会领导的指示精神。（2）对没有领导签署批办意见的公文应根据有关文件精神、有关规定或按以前的惯例，酌情办理。（3）对于要求牵头或联合办理的公文，要先拟订草稿请有关部门会商再请领导审批。（4）来文涉及以前的公文资料时要注意查找曾经的公文资料以作参考以防出错。

　　10 怎样作好催办和查办工作？试比较催办和查办工作的区别。

　　答：作好催办工作应当注意三点要求：（1）明确催办范围（2）将催办落实（3）

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